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Comment écrire une lettre de réponse d'affaires



Lorsque vous répondez à une lettre ou une demande de clients, des collaborateurs, des clients ou des collègues, il est important de maintenir une quantité appropriée de formalité. Votre communication écrite peut très bien être la première et la seule correspondance entre vous et l'expéditeur d'origine, éventuellement faire une bonne impression est donc crucial.

Instructions

• Ouvrez votre lettre de réponse en faisant référence à la lettre originale que vous avez reçu. Utiliser une ligne d'ouverture tels que "En ce qui concerne votre lettre" ou « Je vous remercie pour votre lettre/e-mail. » A cette époque, paraphraser certains points clés mentionnées dans la lettre que vous avez reçu. Cela permet à votre interlocuteur sait que vous avez saisi son message et comprenez sa position. Il s'agit d'un élément important si vous êtes avec un patron ou un client et encore plus important si c'est un patron ou un client émettant une plainte. Rappelez-vous de ne pas utiliser son prénom, sauf si vous êtes des amis proches ou de collègues et il a utilisé votre prénom dans la lettre originale. Quelqu'un que vous ne parlez pas de conversation avec, formelle est le meilleur. Utilisez le nom précédé par Mme, Mme ou M. Si vous connaissez le nom de la personne ; et si vous ne connaissez pas le nom utiliser « Cher Monsieur ou Madame ».

• Suivi après votre introduction en se penchant sur la question, demande ou une plainte. Répondre à toute question ou enjoindre à la personne de quelqu'un qui a les réponses et faites votre possible pour résoudre tous les problèmes portés à votre attention. Dans le cas d'une plainte, n'oubliez pas de présenter des excuses pour la question en litige. N'obtenez pas de défensive ou grossier à ce sujet, mais exposer votre cas de façon polie et sans jugement. Vous pouvez utiliser une expression, telles que "je m'excuse pour la gêne occasionnée. Je serais plus qu'heureux de parler avec vous pour trouver une solution à votre plainte. Votre entreprise est précieuse, et j'espère pour vous garder en tant que client. »

• Fermez votre lettre à l'aide d'une expression qui anticipe les événements à venir, une dernière fois de l'excuser ou offre de l'aide. Quelques expressions courantes qui sont acceptables comprennent, "Si vous désirez plus d'informations, n'hésitez pas à me contacter," "encore une fois, je présente mes excuses pour les désagréments" ou « J'attends avec impatience votre réponse. » Encore une fois, maintenir la formalité que vous avez fini la lettre. Pour un destinataire, vous ne savez pas, ou si vous vous adressez à une utilisation de l'ensemble du ministère "vôtre fidèlement" suivi de votre nom. Si vous ne connaissez pas le nom, utilisez « Sincèrement. » Pour un ami ou un proche collaborateur, « Meilleurs voeux » ou « Best Regards » sont à la fois appropriée.