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Comment écrire une lettre semi-formel

Comment écrire une lettre semi-formel


Quelques tâches incitent à la peur chez les gens comme la perspective d'écrire une lettre semi-formel. Un grand point s'impose, la langue « droite » doit être utilisée, et bien sûr vous voulez obtenir une réponse. Comme pour toute autre tâche « gros », décomposer une semi formelle en morceaux maniables. Esquisse d'abord le format de votre lettre. Puis écrire le corps de la lettre---guidé par un sens du but, de clarté et de confiance---et regardez votre lettre se réunissent sans délai.

Instructions

Format d'abord pour une grande impression

• Sélectionnez une police appropriée pour votre lettre, telle qu'Arial 11 points, Times Roman ou Tahoma. Utiliser les marges de 2,5 cm (1 pouce) sur le dessus, les bas et les côtés. Définir le format de paragraphe comme justifiés à gauche (avec sans tirets) avec un interligne simple. Utilisez les espaces de double ligne entre les paragraphes.

• Écrire la rubrique adresse de retour, qui inclut votre adresse uniquement (pas votre nom) suivie de la date. Dactylographiés.

• Inscrivez le nom et le titre de la personne à qui vous écrivez, suivi de l'adresse. Si vous écrivez à un président d'une compagnie, l'intérieur adresse se lirait (avec les points-virgules qui dénote la fin d'une ligne): M. William Penn, Président ; Écriture façon Pen Company ; 123 rue de l'école ; Birmingham, B1 6AQ. dactylographiés.

• Écrire la formule de politesse, suivie de deux-points, pas une virgule---« cher Dr Penn: "serait une bonne formule de politesse. Si vous ne savez pas de titre de la personne, utilisez une formule de politesse plus générique, tels que « Cher ressources humaines représentant » ou « Cher gestionnaire d'embauche ». Utilisez « À qui de droit » qu'en dernier recours ; Il suggère votre mépris pour identifier le destinataire approprié. Dactylographiés.

• Penser le corps---ou le noyau---de votre lettre. Consacrer environ quatre paragraphes claires, directes et spécifiques à l'organisme et de ne présenter qu'une seule idée par paragraphe. Pour plus de détails, voir la Section 2. DINA4 entre les paragraphes.

• Écrire la fin appropriée. Fermetures comprises entre plus formelles et moins formelles: « Salutations distinguées », « vôtre très vraiment, "" vôtre vraiment, "« Sincerely yours », « Sincèrement »," vôtre sincèrement, "« Cordialement, »"Cordialement""Chauds regards""meilleurs voeux"et « Meilleur. » Insérez les quatre espaces de ligne.

• Tapez votre nom et tapez votre titre sur la ligne suivante (le cas échéant à la lettre). Signez votre nom dans l'espace entre la fermeture et votre nom dactylographié.

• Dactylographiés, si nécessaire et indiquer si les autres matériaux est enfermés ("enclos: CV, échantillons d'écriture »).

Écrire avec le but pour une grande impression

• Adopter le bon ton de votre lettre. Une semi formelle devrait être simple mais chaleureux. Choisissez vos mots avec soin et avec la spécificité, mais souche pas pour utiliser les mots « gros » d'essayer d'impressionner votre lecteur. En fait, les mots simples et concrets sont meilleurs. Logique, raisonnable et impartiale et n'appeler sarcasme ou tentative d'humour, qui peut-être être mal interprété. Si vous écrivez une lettre de plainte---ou si vous écrivez une lettre de demande qui a incité votre colère---n'évacuez pas la colère ou la frustration dans la lettre. Être calme mais ferme. N'oubliez pas que vous voulez projeter la manière d'une personne sensée qui « mérite » attention prompte et courtoise.

• Invoquer la règle du journaliste pour pourquoi vous écrivez ; anticiper le « qui », « quoi », « où », « quand », « pourquoi » et « comment » questions posées par vos lecteurs. Imaginez le lecteur pense, « Who is this person et Queest-ce qu'ils veulent de moi? » Ne faites pas votre lecteur de votre lettre, en essayant de déterminer ce que vous voulez passer au crible. Les lecteurs ont tendance à être impatient, donc être directe et arriver au point. Si vous écrivez à votre compagnie d'assurance de demander un remboursement de 65 £ sur une surcharge, commencez votre lettre avec, "Je suis un souscripteur de longue date auprès de votre compagnie qui demande un remboursement de 65 £ une police d'assurance du propriétaire de ma maison à cause d'une surcharge sur ma dernière déclaration".

• Fournir des informations générales, afin que votre lecteur a tout ce dont elle a besoin pour répondre à votre demande ou préoccupation. Pour étendre l'exemple de l'étape 2, expliquer ce qu'est votre prime régulière et le montant que vous avez payé votre dernier relevé. Calculer la différence et l'état que vous aimeriez un chèque de remboursement dès que possible. Inscrire votre numéro de police à la lettre et consultez tous les boîtiers pertinentes. S'en tenir aux faits et ne comprennent pas les informations superflues.

• La plupart des lettres se terminent par un souhait amical pour une résolution rapide: « Je suis convaincu que cette question sera résolue... » ou « Je vous remercie d'avance pour votre prompte attention à cette question... » Expliquer comment le lecteur peut communiquer avec vous si elle a besoin d'informations supplémentaires et puis remercie son temps.

• Relire votre lettre, lire à haute voix, si nécessaire et le modifier pour l'orthographe, de grammaire et de ponctuation. Votre lettre doit être complètement exempt de faire la meilleure impression possible. Si vous n'êtes pas confiant sur vos capacités, demandez à un ami de confiance pour lire la lettre avant de l'envoyer.