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Comment faire pour configurer une source de données de fusion et publipostage dans Microsoft Word

Comment faire pour configurer une source de données de fusion et publipostage dans Microsoft Word


La fonction de fusion et publipostage dans Microsoft Word vous permet de lettres personnalisées créées, enveloppes, étiquettes, rapports et notes de service avec le nom du destinataire, adresse et autres coordonnées automatiquement ajoutées au document. Word permet d'importer les coordonnées nécessaires une source de données fichier de liste de diffusion, tel qu'une feuille de calcul Microsoft Excel ou votre adresse de contacts de messagerie Outlook. Vous pouvez configurer une nouvelle source de données pour votre document de fusion et publipostage de Microsoft Word ou ajouter et modifier un fichier de contacts ou de feuille de calcul existante.

Instructions

• Ouvrez la feuille de calcul Microsoft Excel ou un fichier de contacts Outlook que vous souhaitez utiliser comme source de données pour votre document de fusion et publipostage de Word, ou créez une nouvelle feuille de calcul ou un fichier de contacts. Ajouter de nouvelles entrées de contact et de corriger, mettre à jour ou supprimer des entrées existantes. Si vous utilisez une feuille de calcul Excel, n'oubliez pas d'enregistrer le fichier pour enregistrer vos modifications.

• Lancement Microsoft Word. Cliquez sur l'onglet « Publipostage » dans la barre de menu principal et ensuite cliquez sur le bouton « Démarrer le publipostage ». Choisir votre type préféré de document dans le menu contextuel.

• Cliquez sur le bouton "Sélectionner" destinataires"dans le groupe d'onglets de Mailings. Sélectionnez « Utiliser une liste existante » puis ouvrez la feuille de calcul Excel pour importer des contacts provenant d'une source de données Excel ou cliquez sur « Choisir de Contacts Outlook » pour utiliser un Outlook contacts carnet d'adresses comme source de données.

• Cliquez sur le bouton « Modifier la liste des bénéficiaires » pour ouvrir la fenêtre pop-up de publipostage : destinataires. Cliquez pour activer la case à cocher en regard de chacun des destinataires que vous souhaitez inclure. Si vous avez créé une liste de diffusion Excel spécialement pour le document de fusion et publipostage, vous devrez ne peut-être pas cela, mais il est généralement utile de vérifier à ce stade que vous avez les contacts corrects inclus. Ayant mis en place la source de données dans Word, suivez les étapes suivantes pour ajouter du contenu personnalisé pour le document de fusion et publipostage.

• Ajouter les champs de données personnalisé au document de l'onglet publipostage ; par exemple, ajouter une ligne de salutation et un bloc d'adresses. Lorsque vous sélectionnez l'option « Bloc d'adresse », Word vous invite à sélectionner les informations à inclure, par exemple le format du nom et l'adresse postale du destinataire. Cliquez sur le bouton de « Faire correspondre les champs » pour s'assurer que les trouvailles de mot tous les noms et les adresses dans la liste de diffusion de source de données originale.

• Cliquez sur le bouton « Aperçu des résultats » pour voir comment la version finale du document de fusion et publipostage va apparaître et puis cliquez sur « Terminer et fusionner » suivie de « Documents imprimés ». Word imprime une copie distincte du document avec les données personnalisées pour chaque destinataire à la liste.