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Comment faire pour définir des procès-verbaux des réunions

Comment faire pour définir des procès-verbaux des réunions


En affaires, nous sommes dans et hors des réunions, au cours de laquelle nous prenons des décisions beaucoup. À la fin d'une réunion, procès-verbaux capture des décisions pour s'assurer que tous les participants prennent d'autres mesures. Minutes de réunion couvrent tous les aspects d'une rencontre, de la liste des participants et l'ordre du jour pour les actions à entreprendre et les décisions à prendre pour les autres réunions. À l'aide des étapes spécifiques à énoncés verbaux veillera à votre équipe, pairs et les gestionnaires savent les sujets de discussion et les attentes de nouvelles mesures.

Instructions

• Utilisez l'ordre du jour de la réunion comme la ligne directrice pour écrire votre procès-verbal de la réunion. L'ordre du jour de la réunion est la ligne directrice de la réunion. Il met à jour les participants, et il leur permet de connaître les objectifs, leur rôle dans la réalisation d'eux et quels éléments spécifiques sont assignés à eux. La réunion étant fondé sur un ordre du jour, l'ordre du jour devient le guide de rédaction du procès-verbal.

• Décrire brièvement les rôles des participants à la réunion ou les projets en discussion. Expliquer le rôle de chaque participant pour aider les participants non-à savoir qui a assisté à quel département et dans quel but spécifique. Décrivant les rôles des participants assure à chaque personne participe à la réunion de façon ponctuelle. Les rôles des participants sont importants pour l'animateur de la réunion et les participants, donc discussions rencontre aller de l'avant sans être embourbés avec précédemment discuté de sujets.

• Mettre en évidence les objectifs de la réunion en indiquant clairement leur. Par exemple : pour prendre des décisions, de recueillir des idées ou mettre à jour l'équipe sur les progrès accomplis. Liste des objectifs permet au lecteur du procès-verbal comprennent clairement le but de la réunion. L'objectif ou la partie d'objectifs est ce que de nombreux cadres supérieurs lu ; Si ils n'ont pas besoin d'être impliqués dans les objectifs, aucun encore la lecture n'est nécessaire. Si un gestionnaire a un intérêt direct dans les objectifs, il peut choisir de participer à la prochaine réunion.

• Rédiger les décisions prises à la réunion. Notez toutes les décisions présentés et discutés pour déterminer l'ordre du jour de la prochaine réunion. Écrire les décisions permet aux participants et non participants d'examiner si les activités de suivi sont exigées d'elles, pour lesquels ils peuvent préparer ensuite. Décisions mis en évidence lors de la réunion vont y donne suite, plus besoin de discussion à une autre réunion qui serait une décision en soi. Capturer et partager les décisions prises en Assemblée sont essentiels pour les minutes exactes et utiles.

• Écrire les tâches « Étape suivante » avec le nom de la personne responsable à côté d'eux. Ces étapes permettent à l'animateur de la réunion préparer la prochaine réunion aussi bien en ce qui concerne les participants et non participants d'être conscient de ce qu'ils sont responsables après la réunion. Cela garantit que les individus préparent pour la prochaine réunion, soit en remplissant leurs fonctions ou leur déléguer à quelqu'un d'autre qui peut compléter et participer à la prochaine réunion.

• Envoyer une ébauche du procès-verbal réunion aux participants. Le projet permettra aux participants de modifier le procès-verbal par les notes de mise à jour, prochaines étapes et des décisions. Un projet d'examen fait en sorte que toutes les informations a été correctement capturées et que personnes gérer des tâches étant assignés à eux ou département. Dans le cadre du projet de processus d'examen, fournir un délai à tous les participants sur les commentaires. Si aucune retouche n'est reçues, les minutes sont considérées comme devant être accepté par toutes les parties.

• Envoyer le procès-verbal de la réunion. Une fois que tous les commentaires ont été recueillies, envoyer le procès-verbal de la réunion à toutes les personnes qui ont été invités à la réunion. Copier les autres employés ou des participants qui ont besoin d'être informé. Les procès-verbaux doivent être envoyées dans les 24 heures de la fin de la réunion ou 12 heures avant la prochaine réunion, selon la première éventualité.